Explicamos el proceso de implementación de software ERP para gestión de proyectos paso por paso con un ejemplo.
Las soluciones ERP se han desarrollado a lo largo del tiempo de forma que no solamente han mejorado los procesos comerciales, sino que además han conseguido abarcar el crecimiento de los negocios.
Es absolutamente esencial implementar bien el sistema ERP para proyectos más adecuado para un óptimo resultado.
Estas son las “fases” para una conveniente implementación del ERP.
Detectar la necesidad y exponer objetivos
Los sistemas ERP brindan una solución global a muchas de las claves de gestión que surgen en la empresa.
De este modo, es fundamental definir bien los objetivos propios primero para lograrlo.
La cuestión inicial sería sobre si “debemos instalar esta solución” y acerca de “para qué ha de implantarse el software ERP”.
Indicadores clave de productividad deberán someterse a análisis para entender el porque de la implementación de dicho sistema.
De manera que es básico descubrir necesidades o problemas precisos, que mueven un sistema como el de el ERP de gestión de proyectos.
Plantear requisitos
Pueden ser diversos los objetivos que se quieren alcanzar, desde tener total acceso a la información de las operaciones, tener controlada la gestión financiera, impulsar el crecimiento orgánico, respaldar adquisiciones o cubrir procedimientos diarios, más comunes.
Algunos de los principales contratiempos a que se enfrenta una implementación de ERP vienen derivados de la incorrecta definición de las necesidades del mismo.
La descripción detallada del sistema de gestión ERP tiene que ser convenientemente evaluada, de acuerdo a lo planteado por la empresa para resolver sus necesidades.
Opciones y evaluación
Alrededor de un tercio de los compradores de ERP no han probado un producto similar antes de adquirirlo, y en torno a la quinta parte de las empresas analizadas dicen que compraron el primer sistema que estudiaron con el propósito de trabajar con el.
Estas estadísticas son realmente delicadas, no solo para los implementadores de software ERP, como proveedores, puesto que demostraría que el uso más adecuado de software ERP puede depender de la falta de conocimiento de la herramienta y lo que implica.
Para un uso satisfactorio del software ERP, los responsables de la empresa han de tomarse el tiempo necesario para valorar las mejores opciones existentes, adecuadas a su negocio.
Las organizaciones deben comprender claramente que supone la configuración y la personalización de un paquete ERP, porque los requisitos a menudo se cubren comprando un sistema ERP completo como Prax que requiere personalización, y que, frente a soluciones estándar, permite un alto grado de adaptación, siendo muy escalable.
Valorar las distintas ofertas de sistemas ERP, también los orientados a proyectos, es una tarea imprescindible, que además se considerarán evaluando los requerimientos presentes, teniendo en cuenta cambios en el futuro.
Las soluciones de software de gestión en la nube están entre las preferencias del momento para los clientes, ya que esta posibilidad dispone de diversos alcances y flexibilidad para cubrir su actualización en el futuro.
De modo que la empresa debe analizar con su proveedor y consultoría de ERP la integración del mejor sistema para la organización.
Intercambio de datos
Cuando se ha identificado un programa ERP para proyectos, el próximo paso necesario es la migración de datos, proporcionando un cambio de sistema de gestión más fluido y el más completo uso futuro de la herramienta.
La implementación de un software ERP supondrá una transformación total, en especial si la empresa va a probar por vez primera dicho sistema.
Es muy importante determinar qué información se necesita para un cambio de sistema de trabajo con éxito.
Muchos de los programas de gestión facilitan la inclusión de datos existentes, pero editar los datos en su totalidad podría suponer un peso incluso para el propio software.
De este modo, solo los datos que se necesitan y son importantes se transfieren al nuevo sistema, prestando especial atención a que se pueda recuperar la información cuando se necesite.
Comprobar los medios de la empresa
Preparar a la empresa para la implantación de un ERP está en el centro de todas las fases del proceso y juega un papel fundamental, para que esta suponga un éxito o un contratiempo.
Posteriormente, habiendo pasado por una profunda evaluación entre el proveedor de servicios y la administración de la empresa, se instalará la infraestructura necesaria.
Los medios en los que trabajará el software ERP han de ser escalables, así como con opciones de actualización según sea necesario. Estas necesidades nunca serán restringidas.
Adaptación al cliente
El software de gestión ERP, como Prax, ha sido desarrollado después de una importante investigación siguiendo estándares de máxima calidad y especialmente conforme a las necesidades de la industria manufacturera, de fabricantes bajo pedido o a demanda y en gestión de proyectos.
En determinadas ocasiones o circunstancias incluso puede no ser necesaria una personalización exhaustiva.
La implantación de un programa ERP es una inversión de gran calado para una empresa, donde se invierten recursos en gran medida.
La gestión debe mantener continuamente la vista puesta sobre su funcionamiento a la vez que sobre el mantenimiento.
Durante las pruebas previas, mientras se implementa la herramienta, se ha de tener siempre en cuenta la aportación de valor del sistema, comparativamente con lo deseado por la empresa, para cubrir los objetivos.
Abordar la transformación
Los trabajadores de la empresa a menudo procesan la misma clase de tareas, ejecutadas por medio de formas de proceder definidas de forma similar en su organización del día a día. De este modo, en ocasiones, cuesta que se acepten cambios en los procedimientos, sobre todo cuando se trata de algo tan trascendental como implementar un ERP a todos los niveles.
El ERP supone sistematizar de otra forma el flujo de trabajo para mejorar el modo de producir, de esta forma no se trata de algo estático, como un ordenador o maquinaria que se adquiere, y que se instala en las oficinas de la empresa, realmente afecta a todas las áreas de trabajo y no solo a algunas de forma aislada.
La dirección ha de tratar que los empleados se involucren en el cambio, entendiendo que es para mejorar y preparándolos para afrontar cuestiones clave del tipo:
¿Es necesario para la organización y la empresa la incorporación de un software ERP?
¿El uso de un sistema ERP afecta a la producción y beneficio de la empresa?
¿De qué manera puede un programa ERP hacer de forma automática funciones de administración o mejorar tiempos?
Informar en tiempo y forma a los responsables de departamento y también a los empleados puede ser muy útil para prepararse para implementar mejor el sistema ERP. La empresa, al incorporar el software de gestión de proyectos, cambia en todos los aspectos, afectando a todos de una forma u otra. Que todas las partes se involucren hará que con el nuevo sistema se consigan los mejores resultados.
De manera que se puede ser cuidadoso en asegurar una transformación suave, pero con éxito, mediante la creación de consenso y confianza entre los trabajadores y los responsables en la empresa.
Transferencia tecnológica y conocimiento
En ocasiones la implementación de un software ERP no proporciona beneficios productivos destacados.
El porqué de que un ERP no alcance su objetivo varía, en función de la personalización o adaptación más adecuada, lo que implica un menor aprovechamiento del sistema o incluso contratiempos en el trabajo con el.
Transferir conocimiento sobre el sistema evita problemas y asegura un mejor uso de los ERP en los proyectos, sobre todo teniendo en cuenta que con el software de gestión las dos opciones de implementación suponen una transformación total en la gestión, administración y productividad de la empresa.
Una vez se han valorado todas las ofertas disponibles en el mercado, que más se adecuen, escogiendo el que mejor se adapte para después preparar a los trabajadores, la verdadera implantación es la implementación del sistema de gestión propiamente dicha.
Según un estudio, un tanto por cierto elevado de implantaciones de software ERP pueden provocar importantes cortes en la operativa posteriormente a su arranque, y por tanto es imprescindible una implementación bien ejecutada.
Servicio continuado
Después que el sistema ERP se comprueba e implanta de manera correcta es el momento de hacer seguimiento de su funcionamiento.
Un software de gestión ERP no es algo puntual que se instala y siempre será igual, ya que se ha de tener que ir adaptando con la evolución de la empresa en su día a día. Las empresas y su mercado van cambiando y el sistema ERP lo hará igualmente, en paralelo.
De modo que el soporte continuado será necesario periódicamente, como un aspecto de mantenimiento regular, que supondrá tener la seguridad de que el sistema funcione sin mayores contratiempos y resulte operativo y productivo para la empresa.
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