Todo proyecto comienza por una oferta o presupuesto que la empresa habrá dirigido al posible cliente para poder iniciar el trabajo, después del contacto o relación comercial previamente establecida. Una vez aceptada la oferta planteada se iniciará el proyecto, como reflejo en el sistema de gestión del pedido realizado por el cliente.
Fases y desarrollo de la gestión de un proyecto por medio del ERP.
La ejecución del proyecto se irá organizando según los departamentos que intervienen, y de que dispone la compañía en su organigrama, para su correcto funcionamiento. Estos departamentos se incorporarán al uso de la herramienta de gestión integral, que es el propio software de gestión, dentro de la empresa.
En el área de compras se gestionarán solicitudes, pedidos y proveedores que se asignarán para el proyecto que ha sido encargado. Estas compras posteriormente irán inmediatamente asignadas a la ejecución del propio proyecto o al almacén, para su posterior utilización en el mismo. La gestión del almacén también puede suponer organizar el stock y su distribución en el futuro. El software para la gestión de los proyectos debe cubrir estos campos y tareas dentro para la propia organización de la producción, y también para la adecuada administración de la empresa, propiamente dicha.
Desde el inicio del proyecto y la fase de compras, necesarias para su desarrollo, el factor calidad será un componente constante más, hasta la finalización del mismo con el análisis correspondiente, en cuanto a su ejecución y rentabilidad. La calidad es medible desde el ERP Prax de distintas formas y en diferentes fases del proyecto como gestión de no conformidades y registro de errores.
Sobre el departamento de proyectos en sí girará el desarrollo de todos y cada uno de los encargos proyectuales, para lo que está concebida una herramienta de gestión como Prax, dentro de una empresa cuya actividad sea la fabricación bajo pedido, la producción o la industria manufacturera. Los proyectos se estructurarán en órdenes de fabricación, cuyo seguimiento se hará también con el mismo ERP de gestión empresarial. En este punto intervendrá la toma de datos en planta que alimentará con información el proceso de fabricación, lo que permitirá también su gestión por parte de la empresa.
Una vez se ha fabricado el encargo adquirido, podrá procederse a la gestión de la entrega, la logística, e inmediatamente a su facturación. En el programa ERP la facturación se nutre de lo que recibe de la parte de fabricación. La facturación, además, puede conectarse, por medio de esta aplicación de gestión para proyectos, con algún software externo específico de contabilidad.
Algo fundamental que implica un software de gestión ERP como Prax es que permite un aprendizaje constante ya que, una vez finalizado todo el proceso de gestión de un proyecto, su producción, facturación y entrega, puede realizarse un completo análisis de resultados que facilite mejorar en cuanto a la productividad, a la hora de preparar la siguiente oferta o de administrar eficazmente la empresa en el día a día y a futuro.
