Entendemos por software ERP orientado a proyectos aquel que facilita la gestión en compañías que desarrollan trabajos en el ámbito de la ingeniería, el diseño de obras o la construcción, y en pedidos bajo demanda o fabricación a medida de determinados productos.
Lo primero será plantearse el cambio.
Cambiar o implementar un software de gestión es una decisión de alcance y complejidad que son a tener en cuenta. Puede suceder, en principio, que surjan recelos frente a la novedad, preferimos mantener el propio sistema de trabajo y retrasar una decisión de cambio, probablemente debido a una mala experiencia al respecto o tratar de ver como se podría mejorar en la gestión empresarial, hasta que se considera prioritario por fundamental y urgente, siempre buscando ser más productivos.
Aparte de pensar qué se debe cambiar respecto a la gestión con un ERP, lo primero es estudiarlo a nivel interno, detectar qué se requiere, plantearse opciones y revisarlo con las partes implicadas dentro de la empresa. La implementación de un software de gestión de una clase tan específica, como la gestión de proyectos, es de considerable trascendencia y afectará a todos los niveles de una empresa, de modo que será determinante la inclusión de las partes implicadas en la gestión. Además, el tener en cuenta a las personas o equipos implicados supondrá tomar la decisión de la mejor manera, con el beneplácito y confianza de la mayoría.
De este modo para empezar habría que enumerar requisitos y necesidades a cubrir, tanto si ya se dispone de un software de gestión empresarial, como si se decide empezar a trabajar con uno nuevo. En este último caso analizaremos qué herramientas y procesos se emplean en la empresa para tratar de suplirlos, llegado el caso, con un nuevo ERP para la gestión de los proyectos.
La manera de realizar el proceso de decisión, para elegir la mejor opción de nuestra próxima herramienta de gestión o software ERP, es definir bien lo que se necesita, según se explica aquí, y después valorar el nivel de inversión a realizar. Elaborar un esquema de procesos de trabajo, la relación entre departamentos, capacidades del software, funciones necesarias a cubrir, etc. se deben ver bien, en conjunto, y también en detalle, desde cada determinada área de trabajo. Una buena forma de tenerlo más claro, para observarlo con especial detenimiento, es preparar por escrito todo lo necesario y qué se busca en ese software de gestión.
A partir de aquí se iniciará la búsqueda, seguramente por Internet o a través de proveedores, del ERP para gestionar proyectos, que responda al documento elaborado previamente, según se ha comentado.
Estando ya preparado para buscar un ERP, teniendo claras las necesidades, se encontrarán distintas aplicaciones para gestionar la empresa de forma más eficaz. Muy probablemente se verán incluso bastantes soluciones ERP dentro del proceso de su localización y elección, la cuestión es que un programa de gestión de proyectos supone valorar bien los que cumplan con las expectativas que se tienen. Después, se deberá elegir alguna opción para analizar más, en profundidad, funciones y características. Como, que además, es una decisión que cambiará la formar de operar y dirigir la empresa, buscando siempre mejorar, se considerará como una inversión a largo plazo, de este modo conocer cómo ha evolucionado en el tiempo la aplicación escogida, cómo responde en el mercado o cuánto de fiable es, determinan también sus posibilidades. Entre medias, la cuestión presupuestaria siempre estará presente y aquí hay que decir que las soluciones especializadas en gestión para proyectos tienen un considerable valor gracias también a su capacidad y recorrido.
Al final se deberá contactar con el proveedor del software para intercambiar la información de que se dispone después del análisis previo y preguntar también por todas y cada una de las cuestiones que se han considerado o hayan surgido. De este modo podrán verse mejor aún todas la capacidad y posibilidades de la herramienta seleccionada y qué supone realmente su implementación.
Características de un software de gestión para proyectos
- Visión global del progreso del proyecto
Un sistema de gestión de proyectos ERP debe proporcionar una descripción general del progreso del proyecto, ayudar a planificar el mismo y poder seguirlo mientras avance. La productividad de un proyecto debe poder analizarse y estudiarse de cara a la evolución de la compañía.
- Asignación de costos
Por otra parte, los sistemas ERP para gestión de proyectos han de permitir asignar gastos a partir de una misma orden de compra, suministros, máquinas, proveedores, así como también hacer el registro del trabajo de la plantilla, etc., de modo que sea posible conocer si existe alguna desviación en la cantidad y los costes planificados, frente al planteamiento inicial de los propios proyectos y su producción.
- Capacidad de documentación organizada de los proyectos en el ERP
Es importante poder registrar y acceder fácilmente a todos los documentos relacionados con cada proyecto de forma organizada, tales como: planos, imágenes, cálculos, contratos, presupuestos… Esto es imprescindible ya que en las empresas se acaba acumulando una importante cantidad de información en forma de documentación.
