Implantación de software ERP para gestión de proyectos

Implantación de software ERP para gestión de proyectos.

Explicamos el proceso de implementación de software ERP para gestión de proyectos paso por paso con un ejemplo.

 

Las soluciones ERP se han desarrollado a lo largo del tiempo de forma que no solamente han mejorado los procesos comerciales, sino que además han conseguido abarcar el crecimiento de los negocios.
Es absolutamente esencial implementar bien el sistema ERP para proyectos más adecuado para un óptimo resultado.
Estas son las “fases” para una conveniente implementación del ERP.

 

Detectar la necesidad y exponer objetivos

Los sistemas ERP brindan una solución global a muchas de las claves de gestión que surgen en la empresa.

De este modo, es fundamental definir bien los objetivos propios primero para lograrlo.

La cuestión inicial sería sobre si “debemos instalar esta solución” y acerca de “para qué ha de implantarse el software ERP”.

Indicadores clave de productividad deberán someterse a análisis para entender el porque de la implementación de dicho sistema.

De manera que es básico descubrir necesidades o problemas precisos, que mueven un sistema como el de el ERP de gestión de proyectos.

 

Plantear requisitos

Pueden ser diversos los objetivos que se quieren alcanzar, desde tener total acceso a la información de las operaciones, tener controlada la gestión financiera, impulsar el crecimiento orgánico, respaldar adquisiciones o cubrir procedimientos diarios, más comunes.

Algunos de los principales contratiempos a que se enfrenta una implementación de ERP vienen derivados de la incorrecta definición de las necesidades del mismo.

La descripción detallada del sistema de gestión ERP tiene que ser convenientemente evaluada, de acuerdo a lo planteado por la empresa para resolver sus necesidades.

 

Opciones y evaluación

Alrededor de un tercio de los compradores de ERP no han probado un producto similar antes de adquirirlo, y en torno a la quinta parte de las empresas analizadas dicen que compraron el primer sistema que estudiaron con el propósito de trabajar con el.

Estas estadísticas son realmente delicadas, no solo para los implementadores de software ERP, como proveedores, puesto que demostraría que el uso más adecuado de software ERP puede depender de la falta de conocimiento de la herramienta y lo que implica.

Para un uso satisfactorio del software ERP, los responsables de la empresa han de tomarse el tiempo necesario para valorar las mejores opciones existentes, adecuadas a su negocio.

Las organizaciones deben comprender claramente que supone la configuración y la personalización de un paquete ERP, porque los requisitos a menudo se cubren comprando un sistema ERP completo como Prax que requiere personalización, y que, frente a soluciones estándar, permite un alto grado de adaptación, siendo muy escalable.

Valorar las distintas ofertas de sistemas ERP, también los orientados a proyectos, es una tarea imprescindible, que además se considerarán evaluando los requerimientos presentes, teniendo en cuenta cambios en el futuro.

Las soluciones de software de gestión en la nube están entre las preferencias del momento para los clientes, ya que esta posibilidad dispone de diversos alcances y flexibilidad para cubrir su actualización en el futuro.

De modo que la empresa debe analizar con su proveedor y consultoría de ERP la integración del mejor sistema para la organización.

 

Intercambio de datos

Cuando se ha identificado un programa ERP para proyectos, el próximo paso necesario es la migración de datos, proporcionando un cambio de sistema de gestión más fluido y el más completo uso futuro de la herramienta.

La implementación de un software ERP supondrá una transformación total, en especial si la empresa va a probar por vez primera dicho sistema.

Es muy importante determinar qué información se necesita para un cambio de sistema de trabajo con éxito.

Muchos de los programas de gestión facilitan la inclusión de datos existentes, pero editar los datos en su totalidad podría suponer un peso incluso para el propio software.

De este modo, solo los datos que se necesitan y son importantes se transfieren al nuevo sistema, prestando especial atención a que se pueda recuperar la información cuando se necesite.

 

Comprobar los medios de la empresa

Preparar a la empresa para la implantación de un ERP está en el centro de todas las fases del proceso y juega un papel fundamental, para que esta suponga un éxito o un contratiempo.

Posteriormente, habiendo pasado por una profunda evaluación entre el proveedor de servicios y la administración de la empresa, se instalará la infraestructura necesaria.

Los medios en los que trabajará el software ERP han de ser escalables, así como con opciones de actualización según sea necesario. Estas necesidades nunca serán restringidas.

 

Adaptación al cliente

El software de gestión ERP, como Prax, ha sido desarrollado después de una importante investigación siguiendo estándares de máxima calidad y especialmente conforme a las necesidades de la industria manufacturera, de fabricantes bajo pedido o a demanda y en gestión de proyectos.

En determinadas ocasiones o circunstancias incluso puede no ser necesaria una personalización exhaustiva.

La implantación de un programa ERP es una inversión de gran calado para una empresa, donde se invierten recursos en gran medida.

La gestión debe mantener continuamente la vista puesta sobre su funcionamiento a la vez que sobre el mantenimiento.

Durante las pruebas previas, mientras se implementa la herramienta, se ha de tener siempre en cuenta la aportación de valor del sistema, comparativamente con lo deseado por la empresa, para cubrir los objetivos.

 

Abordar la transformación

Los trabajadores de la empresa a menudo procesan la misma clase de tareas, ejecutadas por medio de formas de proceder definidas de forma similar en su organización del día a día. De este modo, en ocasiones, cuesta que se acepten cambios en los procedimientos, sobre todo cuando se trata de algo tan trascendental como implementar un ERP a todos los niveles.

El ERP supone sistematizar de otra forma el flujo de trabajo para mejorar el modo de producir, de esta forma no se trata de algo estático, como un ordenador o maquinaria que se adquiere, y que se instala en las oficinas de la empresa, realmente afecta a todas las áreas de trabajo y no solo a algunas de forma aislada.

La dirección ha de tratar que los empleados se involucren en el cambio, entendiendo que es para mejorar y preparándolos para afrontar cuestiones clave del tipo:

¿Es necesario para la organización y la empresa la incorporación de un software ERP?
¿El uso de un sistema ERP afecta a la producción y beneficio de la empresa?
¿De qué manera puede un programa ERP hacer de forma automática funciones de administración o mejorar tiempos?

 

Informar en tiempo y forma a los responsables de departamento y también a los empleados puede ser muy útil para prepararse para implementar mejor el sistema ERP. La empresa, al incorporar el software de gestión de proyectos, cambia en todos los aspectos, afectando a todos de una forma u otra. Que todas las partes se involucren hará que con el nuevo sistema se consigan los mejores resultados.

De manera que se puede ser cuidadoso en asegurar una transformación suave, pero con éxito, mediante la creación de consenso y confianza entre los trabajadores y los responsables en la empresa.

 

Transferencia tecnológica y conocimiento

En ocasiones la implementación de un software ERP no proporciona beneficios productivos destacados.

El porqué de que un ERP no alcance su objetivo varía, en función de la personalización o adaptación más adecuada, lo que implica un menor aprovechamiento del sistema o incluso contratiempos en el trabajo con el.

Transferir conocimiento sobre el sistema evita problemas y asegura un mejor uso de los ERP en los proyectos, sobre todo teniendo en cuenta que con el software de gestión las dos opciones de implementación suponen una transformación total en la gestión, administración y productividad de la empresa.

Una vez se han valorado todas las ofertas disponibles en el mercado, que más se adecuen, escogiendo el que mejor se adapte para después preparar a los trabajadores, la verdadera implantación es la implementación del sistema de gestión propiamente dicha.

Según un estudio, un tanto por cierto elevado de implantaciones de software ERP pueden provocar importantes cortes en la operativa posteriormente a su arranque, y por tanto es imprescindible una implementación bien ejecutada.

 

Servicio continuado

Después que el sistema ERP se comprueba e implanta de manera correcta es el momento de hacer seguimiento de su funcionamiento.

Un software de gestión ERP no es algo puntual que se instala y siempre será igual, ya que se ha de tener que ir adaptando con la evolución de la empresa en su día a día. Las empresas y su mercado van cambiando y el sistema ERP lo hará igualmente, en paralelo.

De modo que el soporte continuado será necesario periódicamente, como un aspecto de mantenimiento regular, que supondrá tener la seguridad de que el sistema funcione sin mayores contratiempos y resulte operativo y productivo para la empresa.

 

Más información sobre software ERP para gestión de proyectos aquí.

Software ERP para gestión de proyectos

Qué ERP para gestionar proyectos escoger

Entendemos por software ERP orientado a proyectos aquel que facilita la gestión en compañías que desarrollan trabajos en el ámbito de la ingeniería, el diseño de obras o la construcción, y en pedidos bajo demanda o fabricación a medida de determinados productos.
 
Lo primero será plantearse el cambio.
Cambiar o implementar un software de gestión es una decisión de alcance y complejidad que son a tener en cuenta. Puede suceder, en principio, que surjan recelos frente a la novedad, preferimos mantener el propio sistema de trabajo y retrasar una decisión de cambio, probablemente debido a una mala experiencia al respecto o tratar de ver como se podría mejorar en la gestión empresarial, hasta que se considera prioritario por fundamental y urgente, siempre buscando ser más productivos. 
 
Aparte de pensar qué se debe cambiar respecto a la gestión con un ERP, lo primero es estudiarlo a nivel interno, detectar qué se requiere, plantearse opciones y revisarlo con las partes implicadas dentro de la empresa. La implementación de un software de gestión de una clase tan específica, como la gestión de proyectos, es de considerable trascendencia y afectará a todos los niveles de una empresa, de modo que será determinante la inclusión de las partes implicadas en la gestión. Además, el tener en cuenta a las personas o equipos implicados supondrá tomar la decisión de la mejor manera, con el beneplácito y confianza de la mayoría.
 
De este modo para empezar habría que enumerar requisitos y necesidades a cubrir, tanto si ya se dispone de un software de gestión empresarial, como si se decide empezar a trabajar con uno nuevo. En este último caso analizaremos qué herramientas y procesos se emplean en la empresa para tratar de suplirlos, llegado el caso, con un nuevo ERP para la gestión de los proyectos.
 
La manera de realizar el proceso de decisión, para elegir la mejor opción de nuestra próxima herramienta de gestión o software ERP, es definir bien lo que se necesita, según se explica aquí, y después valorar el nivel de inversión a realizar. Elaborar un esquema de procesos de trabajo, la relación entre departamentos, capacidades del software, funciones necesarias a cubrir, etc. se deben ver bien, en conjunto, y también en detalle, desde cada determinada área de trabajo. Una buena forma de tenerlo más claro, para observarlo con especial detenimiento, es preparar por escrito todo lo necesario y qué se busca en ese software de gestión. 
 
A partir de aquí se iniciará la búsqueda, seguramente por Internet o a través de proveedores, del ERP para gestionar proyectos, que responda al documento elaborado previamente, según se ha comentado.
 
Estando ya preparado para buscar un ERP, teniendo claras las necesidades, se encontrarán distintas aplicaciones para gestionar la empresa de forma más eficaz. Muy probablemente se verán incluso bastantes soluciones ERP dentro del proceso de su localización y elección, la cuestión es que un programa de gestión de proyectos supone valorar bien los que cumplan con las expectativas que se tienen. Después, se deberá elegir alguna opción para analizar más, en profundidad, funciones y características. Como, que además, es una decisión que cambiará la formar de operar y dirigir la empresa, buscando siempre mejorar, se considerará como una inversión a largo plazo, de este modo conocer cómo ha evolucionado en el tiempo la aplicación escogida, cómo responde en el mercado o cuánto de fiable es, determinan también sus posibilidades. Entre medias, la cuestión presupuestaria siempre estará presente y aquí hay que decir que las soluciones especializadas en gestión para proyectos tienen un considerable valor gracias también a su capacidad y recorrido. 
 
Al final se deberá contactar con el proveedor del software para intercambiar la información de que se dispone después del análisis previo y preguntar también por todas y cada una de las cuestiones que se han considerado o hayan surgido. De este modo podrán verse mejor aún todas la capacidad y posibilidades de la herramienta seleccionada y qué supone realmente su implementación.
 
Características de un software de gestión para proyectos 
 
  • Visión global del progreso del proyecto 

Un sistema de gestión de proyectos ERP debe proporcionar una descripción general del progreso del proyecto, ayudar a planificar el mismo y poder seguirlo mientras avance. La productividad de un proyecto debe poder analizarse y estudiarse de cara a la evolución de la compañía. 

  • Asignación de costos 

Por otra parte, los sistemas ERP para gestión de proyectos han de permitir asignar gastos a partir de una misma orden de compra, suministros, máquinas, proveedores, así como también hacer el registro del trabajo de la plantilla, etc., de modo que sea posible conocer si existe alguna desviación en la cantidad y los costes planificados, frente al planteamiento inicial de los propios proyectos y su producción. 

  • Capacidad de documentación organizada de los proyectos en el ERP 

Es importante poder registrar y acceder fácilmente a todos los documentos relacionados con cada proyecto de forma organizada, tales como: planos, imágenes, cálculos, contratos, presupuestos… Esto es imprescindible ya que en las empresas se acaba acumulando una importante cantidad de información en forma de documentación.

Las ventajas y beneficio de un buen programa de gestión para proyectos son indudables, solo debe adaptarse a cada caso en función de los requisitos y necesidades de la empresa, previo estudio. La capacidad organizativa de un ERP, su potencial para mejorar productividades, optimizando, incluso de forma automática, el proceso de trabajo, permitirán una buena y mejor administración de la empresa. Además, un software como este hace posible el análisis real, actualizado, de una compañía y su proyección en el futuro.
Aquí se puede ver más sobre ERP de gestión de proyectos.
ERP empresa fabricación bajo pedido

ERP para empresas de fabricación bajo pedido

La solución de software ERP preparada para empresas de fabricación bajo pedido

Los mejores fabricantes emplean soluciones de software en su negocio que hace posible adaptarse a los cambios con agilidad y conseguir mejorar constantemente. Prax, de Adeq Systems, es el programa ERP concebido especialmente para cubrir con los requisitos de cualquier empresa orientada a la fabricación bajo pedido. Por medio de las posibilidades de esta herramienta se integran todas las necesidades de gestión de los fabricantes, disponiendo de un espacio de trabajo para organizar satisfactoriamente la producción y adaptándose a los cambios que surjan. El sistema admite incluso diversidad de productos o servicios asociados gestionados junto con la comercialización, compras y administración de la empresa, para obtener una visión total del negocio.

Especializados en la industria y el sector metal

Para fabricar bajo pedido (engineering to order o ETO en inglés) se mantienen únicamente los suministros necesarios para realizar las solicitudes de pedido por parte de los clientes según van entrando, de este modo, la gestión y organización de aprovisionamiento se hace imprescindible en este tipo de industria. Se trata de que se puedan evitar tareas realizadas de forma manual, que con la herramienta adecuada se organizan de forma conjunta, desde el pedido de suministros hasta la facturación, pasando por la gestión de almacenaje o transporte, y controlando en todo momento la propia producción. De manera que se optimizan procesos de forma integral en toda la empresa.

Algunas de las necesidades más destacadas en la gestión de fabricación a medida son:

• El producto está diseñado según las especificaciones de cada cliente.
• Cumplimiento de plazos de entrega.
• Proceso de fabricación transparente con participación del cliente.
• El producto es a menudo complejo y pueden suponer producciones adicionales.
• Pueden surgir cambios técnicos o tecnológicos.

Estas cuestiones, entre otros desafíos, son la razón por la que muchas de estas empresas trabajan con sistemas ERP estándar únicamente adaptado, ya que desconocen un software específico. Afortunadamente, estas necesidades pueden ser satisfechas con un software ERP específico para la fabricación a medida, desarrollado por profesionales que conocen las empresas del sector, y que entienden el mercado. El sistema Prax ERP, está desarrollado para cubrir las necesidades mencionadas y proporcionar a los fabricantes la herramienta que necesitan para gestionar los procesos de su actividad con visión integral y en tiempo real, ayudando a planificar en consecuencia.

Algunas funciones que debe tener en cuenta un sistema ERP para producción a medida serían:

• Un sistema integral al completo para todas las áreas de producción.
• Datos financieros y técnicos actuales.
• Sistemas de aviso sobre los componentes necesarios.
• Control del inventario.
• Hacer posible la planificación para mejorar las entregas “justo a tiempo” (just in time).
• Administración de proveedores.
• Funciones de presupuestos y ofertas.
• Gestión de cambios.
• Facturación y administración financiera.
• Gráficos de proyectos que facilitan su gestión.

Adeq Systems tiene más de 15 años de trayectoria reconocida en soluciones de software orientadas a la industria de producción a medida. Nuestro software de gestión está desarrollado para dar respuesta a la empresa de fabricación y producción bajo pedido de segmentos como la industria auxiliar del automóvil, fabricación a demanda en el sector metal, gestión de proyectos o la ingeniería industrial.

Más información de ERP para fabricación bajo pedido aquí.